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  • 2020.11.20

従業員同士の連絡ツールとして『LINE WORKS』を導入~便利な機能を紹介

2020年はコロナ禍の影響によりオフィスの縮小やリモートワークを推し進めている企業が増加しているそうですが、MIT STUDIOでも3月下旬から一部社員のリモートワークを取り入れました。それに伴い『LINE WORKS』を導入し、弊社では主に納期確認や収録の日程など従業員同士の連絡ツールとして活用しています。

LINEWORKSとは

LINE WORKSは個人向けコミュニケーションアプリLINEのビジネス用途向けアプリでLINEと同様にスマートフォン・タブレット(iOS / Android)とパソコン(Windows / Mac)に対応しているほか、Webブラウザでも開くことができます。前述のLINEとは異なるアプリであるためLINEを既にインストール済みであっても別途LINE WORKSをインストール必要があります。

また、アカウントもLINEのアカウントとは異なるため新たにLINE WORKSのアカウント登録が必要になります。「LINEでログイン」という機能がありますが、これはLINEのアカウントを流用しているわけではなくLINE WORKSのIDとパスワードでの認証を省くための機能です。

LINEとLINE WORKSの相違点と利点

LINEの場合は使用している端末とアカウントが紐付いているため端末の故障や紛失した場合で自分のアカウントを覚えていない場合などは、アカウントの作り直しをせざるを得ないといったことがありますがLINE WORKSはIDとパスワードによってログインする方式なのでその心配はありませんし、もしもの場合は管理者側でIDなどは管理されているので、パスワードの再発行や、データ削除などが可能です。

またLINEでは個人でアカウントを作成し、個々に友だちを追加し、メッセージのやりとりをするのに対しLINE WORKSではまず最初に開設(会社を登録)し、管理者がLINE WORKS用のアカウントを各スタッフに付与します。管理者側で部署ごとのグループ設定なども行えます。付与されたLINE WORKSのアカウントを利用し、お客様の個人LINEとのやり取りは可能なので、プライベートと仕事を切り離すことができます。

管理者から付与されたLINE WORKSのアカウント同士なら各自でグループを作成することは可能ですが、もし作成したグループ内に外部ユーザーなどを招待する場合は管理者の承認が必要になります。管理者はサービスの利用設定やログの管理を行うことができるので、管理者の目の届かないところでのトラブルや情報漏洩の発生を防ぐことができます。

使い易さの面ではユーザーインターフェイスがビジネス向けにシンプルにまとめられており、頻繁に利用するトーク、カレンダーにアクセスしやすくなっています。

トークはスタンプや通話、グループなどLINEと変わらない使用感ですがメッセージの既読機能がLINEと比べて進化しており、既読している人数が表示されるだけではなく誰が既読で誰が未読なのかも確認できるようになっていますので、重要事項の伝達ミスなどが防げます。

カレンダーはいたってシンプルな機能ですがカレンダーアプリと連携する必要がなくLINE WORKSだけで社員全員や部署ごとなどのスケジュール共有ができ大変便利です。ホーム画面はLINEだと友だちリストや各種サービスの一覧となっていますがLINE WORKSでは掲示板機能となっておりメンバーとの共有事項を投稿するスペースになっています。

アンケートは管理者が招待したユーザーはもちろん、他社のLINE WORKSユーザーやLINEユーザーに対しても行えるので取引先や顧客への意識調査などに役立ちます。回答結果はすぐにグラフ化することができ、CSVファイルとして出力することができるので資料にも組み込みやすくなっています。

LINE WORKSならではの機能としては画面共有があり、パソコン版アプリ限定の機能ではありますが代表者のパソコン画面を遠隔地のユーザーにリアルタイムに共有することができるのでリモート会議などにうってつけの機能です。全体的に機能はシンプルなLINE WORKSですがシステムのセキュリティを専門のスタッフが24時間体制でバックアップしておりビジネス用途として安心して利用できます。

今回はよく使う機能を中心にご紹介しましたが、プランによってメールやストレージサービスも利用できるので社内の情報管理を一元化することができそうです。

関連リンク:公式ホームページLINE WORKS

著者:角田真悟(エディター)

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