MIT STUDIOでは、現在オンラインストレージサービス「Dropbox」を利用して、各部署とのデータの やり取りをしております。皆様もご存じかもしれませんが、今回はそのDropboxの利点や活用方法など紹介していきます。

オンラインストレージサービス

オンラインストレージサービスとはインターネット上でデータを保管や管理をする場所を提供するサービスのことです。「Google Drive」や「OneDrive」、「iCloud」などがあり、弊社はドロップボックス社が提供している「Dropbox」を利用しています。

活用方法

Dropboxの特徴は専用のアプリをコンピュータにインストールすることでWindowsであればエクスプローラー、MacであればFinder上のフォルダとしてDropboxにアクセスすることができ、離れたユーザーに渡したいデータをドラッグ&ドロップでシームレスにやり取りすることが可能です。

この様にやり取りしているデータはユーザー同士のコンピュータ上に存在し同期しているのでDropboxフォルダに入っているデータをExcelやWordなどで開いて更新すれば即座に離れたユーザーにも最新のデータを渡すことができます。

またDrop Box Plus、Family、Professional、Businessプランではデータをコンピュータ上に保存する方式 [ローカル] がデフォルト設定になっているのですが [オンラインのみ] に設定すればデータを都度ダウンロードすることになりますがコンピュータの容量を節約することができます。

Macユーザーには注意が必要なのですがHigh Sierra(10.13)以降のOSでは [オンラインのみ] に設定しているデータもコンピュータ上の容量として認識してしまうため起動ディスクの容量不足といったエラーが表示されることがあります。

その場合はdropbox.comにログインして設定 ＞ Mac版スマートシンクのアップデートをオンにすることで対処することができます。

オンラインストレージサービスを利用するに当たり、どのような利点があるかというと以下の3点ほどが挙げられます。

1.データの受け渡し

特にデータでの移動に重宝しています。今まで社内でのデータのやり取りとなると大抵はUSBやHDD等にデータをコピーし、その後直接必要な方に持っていくなど物理的なところがありました。

この方法ですと、収録したデータを届けるのに一時作業を中断しなければいけませんし、USBやHDDを落としてデータが破損する可能性や、データを入れたまま無くしてしまうというような危険性もありました。

現在Dropboxを導入してからは、作業を中断しなくとも瞬時に各部署に共有することができ、 急な修正がある時もデータの受け渡しがスムーズになり、素早い対応ができるようなりました。

2.どこにいてもアクセス可能

場所を選ばず、データの受け渡しができることも便利です。現在EDITORチームは在宅ワークをしていますが、ネット環境があれば家でもデータを受け取ることができ会社と同じよう作業ができる状況になっています。

3.案件や部署ごとにグループやチームを作成

色々な案件が来るたびに取り扱うファイルやデータ、そして誰が担当したかなど複雑化します。それらを新しい案件ごとにデータやファイルを分け、グループやチームを組むことによって素早い対応とアクセスが可能になり、作業の引き継ぎやデータのやり取りがかなり改善されました。

このように、オンラインストレージサービスは情報共有のしやすさや、場所や人を選ばず、アクセス可能で私たちのような共同作業や情報共有の多い仕事では、最早必要不可欠といっても過言ではないほど使われています。まだサービスを利用したことがないという方は是非利用して見てください。

著者：MIT STUDIO（エディター）